金銭管理システムマニュアル

EMUYN 学術団体DXシステム では、

• 個人会員及び組織会員の会費
• 講習会/教育集会の受講料
• 学術集会の参加費

の管理が可能です。

キャッシュレスだけでなく、請求書ベースの銀行振り込みにも対応しますが、 全て自動処理されますので、会計担当者による振り込み内容の照合作業などは不要です。

クレジットカード払いやその他のオンライン決済に関して、 本システムがクレジットカード情報などを保持することはありません。 本システムが保持するのはメールアドレスと、委託している外部システムから提供される支払い状況のデータのみです。

また、支払い状況のデータは、事務局と会計以外はアクセスできないよう保護されています。

本システムでは、 インターネット向け決済処理プラットフォームである Stripe を利用しています。

Stripe は、現在、決済代行サービスとして世界で広く利用されており、信頼性が高く、高機能なサービスで、 100万を超える企業で導入されているそうです。 また、個人情報は高度に保護されており安心して利用できます。

支払い履歴の検索や返金作業、不審請求への対応など、全ての金銭の処理を Stripe のダッシュボード から行うことができます。 ダッシュボードとは、情報を一括にまとめて表示できるツールで、決済に関するあらゆる情報を確認できます。

当サイトにおいては、入金次第、データベースに取引内容が記録され、必要な会計処理が行われるように自動処理を設定してあります。

• 利用コストが安い
  • クレジットカードの利用手数料+α 程度です。
• 銀行振り込みに対応している
  • 振り込み人名の記載が無くても、誰からの入金かがわかる仕組みです。
• 領収書や請求書の発行が無料
• 利用者がアプリをインストールしたり、Stripe の会員になったりする必要がない
• 自動処理と連携させられるため、会計担当者が手作業で入金処理をする必要がない
• 日本語のマニュアルが充実していてわかりやすい

手数料は決済成立ごとに 3.6% (2022/11 現在) とされています (Stripe サイト の情報)。

導入における初期費用がかからず、支払い方法やカード会社によって手数料が変動しません。 請求書や領収書が無料で自動発行されます。 また、取引明細書や払い戻しなど隠れた手数料も一切発生しません。

Stripe と契約するためには、利用団体の名称の銀行口座が必要です。 口座の承認を得る際に、団体の内容によって扱いが異なりますので、Stripe と打ち合わせをお願いします。

ダッシュボードでの操作 のページをご参照ください。

各団体様での初期設定が難しい場合は、EMUYN がお手伝いします。 その場合には、ID/パスワードを共有して頂く必要があります。 設定完了後にはパスワードの変更をお願います。

• 会計担当者から、一斉メール送信機能にて請求メールを送ってください。
  • 施設会員および賛助会員の会費は請求書ベースにも対応しておりますが、請求書および領収書はメールを受け取った会員側の操作にて発行されますので、会計担当者による操作は不要です。
  • その後の処理は全自動にしてありますので、メールの送信後は基本的に放置で構いません。
  • 請求書の郵送が必要な場合にも対応できます。
• 会員がクレジットカードやコンビニ支払い、銀行振り込みをして入金が確認されると、Stripe から入金情報が送信され、会員情報データベースが自動更新されます。
  • 銀行口座への出金処理は定期的に行われますので、適宜入金記録をご確認ください。
• 入金状況の確認は 支払情報 (Stripe) にて可能です。
  • Stripe のダッシュボードでは詳細に確認することができます。
  • 万一、本システムのデータベースへの自動登録に失敗した場合でも、Stripe のダッシュボードには確実に入金記録が残っており、証拠となりますので、トラブルは回避できます。
  • 返金処理はダッシュボードから簡単に行えます。

会費その他の徴収作業において、 支払いをオンライン化することで手間を省き、支払い率や参加率を向上させ、 会計作業を自動化することでミスを回避し、管理コストを削減します。

支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行支払いに対応しています。支払われた結果は自動的に確認され、データベースが更新されます。 会員は、 必要に応じて請求書をダウンロードすることができます。 また、支払い後に自動的に生成される領収書をダウンロードすることができます。

会員年会費には支払い忘れが多いものですが、請求金額は未払いの合計全額となります。

徴収業務を簡単にするため、会員のリストから未支払者を条件選択してメールを一斉送信することができるようにしてあります。

また、支払いが完了した時点でデータベースが自動的に更新されるシステムとなっています。 従って人手による確認および入力作業は一切必要ありません。

未払いの会員一覧 より、 会費を支払っていない会員のリストから、対象を選択して支払い依頼のメールを配信できます。 左上のチェックボックスで全員を選択できます。

1年、2年、３年以上未払いの会員を対象とすることができます。 年度の区切りは各学会様の運用に合わせて1月開始、4月開始、9月開始など自由に設定できます。

• 会員がメールに記載されたURLをクリックすると、会費の現在の支払い状況が表示され、お支払いフォームへのリンクボタンが表示されます。
• このフォームは、Stripe が用意したものになります。
• 各学術団体様および EMUYN LLC が、クレジットカードの情報を取得することはありません。

会員登録情報には、会費請求開始年の項目があります。

上記支払ページは、各会員自身がメニューの 世話人/会費支払い からも開くことができます。

支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行支払いに対応しています。支払われた結果は自動的に確認され、データベースが更新されます。 会員は、 必要に応じて請求書をダウンロードすることができます。 また、支払い後に自動的に生成される領収書をダウンロードすることができます。

請求金額は未払いの合計全額となります。

ここでも、施設会員及び賛助会員に対してリストからメールを一斉送信することができるようにしてあります。

また、支払いが完了した時点でデータベースが自動的に更新されるシステムとなっています。 従って会計担当者の人手による確認および入力作業は一切必要ありません。

個人会員の場合と同様に、支払の依頼メールを一斉配信できます。

会員がメールに記載されたURLをクリックすると、請求書ページが表示され、 お支払いフォームへのリンクボタンおよび請求書のダウンロードボタンが表示されます。

オンラインでお支払いいただく場合は、お支払いフォームからとなります。

• クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込に対応しています。
  • いずれの場合も、請求書、領収書を自動発行できます。
  • 銀行振り込みの場合、支払いごとの使い捨て口座番号になりますので、「名前がないので誰が支払ったかわからない」などのトラブルはありません。
• 手数料は支払い方法にかかわらず一定であり、請求書や領収書の発行費用は無料です。
• 全ての支払い情報はデータベースに自動的に記録されます。
• 支払いの数日後に、学術団体様の銀行口座に入金されます。

請求書をダウンロードできますので、レガシーな振込でのお支払いも可能です。

複数口の支払いにも対応しています。 お支払いページを開いたときに、ご自身で変更していただけるようになっています。

お支払いフォーム	請求書

請求書の郵送を要求される場合に対応するため、 会員一覧から、請求書を事務局もしくは会計係が作成して印刷できるようにしてあります。

会計係の権限でログインし、例えば 会費を1年以上未払いの施設会員リスト を表示してください。

対象の会員の行をクリックすると、施設会員登録情報の変更ページ が開きます。

その下端に請求書のダウンロードボタンがありますので、そちらをご利用ください。 郵送用のラベルは、上記会員リストから 宛名ラベル ボタンにて作成してください。

個人会員の会費についても、同様に請求書を印刷できます。

ただし、あくまで例外的な手段とお考えいただき、 電子メールでの請求に対応していただくようお願いするのが正しい対応でしょう。

学術集会 および 講習会/教育集会 の参加費用についても、 支払いから参加登録証の発行、会場での参加確認まで自動化されています。

ご注意いただきたいのは、参加費用が高額となる場合です。 手数料は定率ですので、軽減できる手間に見合わない金額となる場合がしばしばあります。 事前によくご検討ください。

学術集会の参加費については、 学術集会マニュアル ～参加登録～ をご覧ください。

講習会/教育集会の受講料については、 講習会マニュアル ～受講料の支払い～ をご覧ください。

本システムは、終了証を紛失した参加者に対して修了証明書を発行する機能を備えています。

修了証明書発行手数料は、支払いのリンクから、クレジットカードもしくはコンビニ支払いができます。

修了証明書発行の依頼があった場合には、メールが届きますので、 そのメールアドレスに対応した支払いがなされているかを確認し、 証明書の発行作業をお願いします。

前項の例は、広く必要な機能ではありませんが、「こんなこともできます」という一例として用意してあります。 同様に、各学術団体様で必要とする機能がありましたら、構築時にカスタマイズで対応しますので、お気軽にご相談ください。