会員データ管理マニュアル

事務局としてログインすれば、記載内容とその機能をすべて試せます。

会員データは、サーバーのデータベースで管理されています。その内容を CSV 形式でダウンロードしていただけます。個人情報を含みますので厳重に管理をお願いします。

会員の種類には、個人会員と組織会員があります。それぞれに、権限の範囲や会費の有無に基づく複数の分類が設定できます。

EMUYN 学術団体DXシステムデモサイト (本サイト) において想定している、会員の分類の例を以下に示します。

	会員名称	会費	説明
個人	会員	無料	一般無料会員
	世話人	有料	一般会員だが、意思決定会議である世話人会に出席できる。役員、幹事になれる。
	名誉会員	無料	世話人を永く務めた後に退任された方
	物故会員	無料	世話人を死亡退任された方
組織	組織会員	有料	組織としての会員で、所属メンバーにメリットがある。
組織	賛助会員	有料	賛助企業

団体によっては、構成や呼称が異なると思われますが、サイト構築の際のお打ち合わせにて調整いたします。

会長、副会長などの幹事職と、会計、学術集会委員、講習会委員などの役員職が存在します。

本システムにおいては、会費の管理を自動化しているのと、学術集会の開催および講習会の開催をサポートしていますので、会計、学術集会委員、講習会委員が中心的な役員となっています。

会計担当者は個人情報を扱い、会計情報はその他の幹事は自由にアクセスすべきではありません。

学術集会委員、講習会委員は、幹事ではないメンバーも参加する場合が多いと思われます。

このように、各々の立場によってアクセスすべき内容が異なりますので、実態に沿ったアクセス制限を掛けられるようになっています。

EMUYN 学術団体DXシステムデモサイト (本サイト) が想定している架空の団体では、幹事および役員は必ず世話人に所属し、会計は必ず幹事に所属するなどのルールを設定しています。

これらのルールは変更可能ですので、サイト構築の際のお打ち合わせにて調整いたします。

本システムには、事務局という分類のメンバーを設けています。

事務局メンバーは、全ての情報にアクセス可能な管理者としての役割を持ち、基本的な設定を変更する権限を持ちます。 (構造的な変更やデータベース内部にアクセスすることはできません)

安全面を考え、事務局メンバーは排他的な立場とし、同時に会員その他にはなれないよう設定するのが標準です。事務局のパスワードは毎年変更し、その年の担当者にのみ周知するという運用をお勧めします。

会員データの閲覧は以下のページから可能で、一斉メールの配信や郵送用ラベルの印刷などの機能を持ちます。一斉メールを送る場合の文面のテンプレートを追加することも可能ですので、初期設定の際にお申し付けください。

個人情報が含まれますので、アクセスは幹事レベルとなります。

新規会員の登録作業は、事務局のみに権限があります。

新規会員を登録ページから行ってください。

会員一覧ページの一番下の 新規会員を登録する ボタンからも移動できます。

登録の際には、ログインに必要な情報に加えて、氏名や所属なども同時に登録します。パスワードはログインIDをもとに自動生成されます。

登録操作が行われると、登録したメールアドレスに ID, 初期パスワードが送信されます。初期パスワードは変更が必要ですが、その操作は本人に行っていただきます。

新規施設会員を登録ページから行ってください。

施設会員一覧ページの一番下の 新規施設会員を登録する ボタンからも移動できます。

新規賛助会員を登録ページから行ってください。

賛助会員一覧ページの一番下の 新規賛助会員を登録する ボタンからも移動できます。

会員ID は AAA00001～の形式です。
- AAA の部分は、各団体様を表す 3文字以上のアルファベットです。
- デモサイトでは、demo00001～にしています。
- 新規会員には、最後の ID の次の番号が自動的に割り振られます。
事務局のIDは連番である必要はありません。
- 自由にお決めいただけますが、重要なIDですので類推できないパスワードを設定し、漏洩しないようご注意ください。
  - 事務局 ID/PASSWORD の漏洩による個人情報の流出事故について、EMUYN LLC はその責を負いません。
  - 事務局がご自身で変更した後の PASSWORD を EMUYN LLC が知ることはできませんが、デフォルト値にリセットすることは可能です。
- デモサイトでは、テスト用の ID は DEMO90001～にしてあります。