サイトデータ管理マニュアル

本サイトは、静的なウェブサイトではなく、ウェブアプリの機能を持ちデータベース管理を行うサイトとなっています。

従って、内容を直接書き換えるとなると

• プログラミングやウェブ技術の専門的な知識が必要となる
• 動的なプログラムの部分を誤って変更するとウェブアプリが機能しなくなる
• 意図的にデータを破壊することができる

という問題が生じます。

そのような問題を回避する目的で、 頻繁に書き換える部分 と、そうでない部分 に分けています。

各学術団体様の事務局メンバーおよび各々のページの担当者には、 頻繁に書き換える部分 だけを間接的に修正していただきます。 学術集会の開催案内や、役員の一覧などがその部分に当たります。

必要な更新をご自身で行う方が、手間もかからず、迅速かつ低コストです。

そうでない部分 は、 すなわちサイトを構築した後は基本的には変更しない部分については、 ご指示に応じて EMUYN の担当者が修正作業を行います。

このような構造を採用することで、安全かつ高機能なウェブサイトを容易にご自身で管理していただけます。

頻繁に書き換える部分 には、 事前に連携してある Google Drive のファイルの内容を表示しています。

そのファイルを編集することで、 サイトの内容を間接的に編集することができる、 という仕組みです。

Google Drive 上のファイルの編集は、 ワードやエクセルを編集する感覚で安全に編集が可能ですので、 専門的な知識は必要ありません。

しかも、複数人で協同して編集ができます。

従って、内容の変更作業を外部委託の会社に依頼して…などという無駄な作業が無くなりますし、 作業を待つ必要もありません。

事務局アカウントでログインしてページを開くと、 各ページの 頻繁に書き換える部分 の下に、 ファイルを編集するページに移動するためのボタンが表示されます。 そちらに移動して内容を修正してください。

事務局以外の担当者に修正させる場合には、 そのファイルの URL を伝えた上で、 その担当者に編集権限を与えてください。

Google Drive のファイルには、後述の手順で リンクを知っている全員 (リンクを知っているインターネット上の誰もが閲覧できます) に共有設定しておく必要があります。

読み込む対象のファイルを別のファイルと差し替えたい場合には、 サイト基本設定 ページ、学術集会設定 ページ、講習会設定 ページにて ファイルID (後述) の設定を変更してください。

また、サイトデータの一部 (役員・幹事リストと講習会委員リストやFAQなど) は、 Google Drive のスプレッドシート (エクセルのようなもの) に保存してあり、 その内容をデータとして適宜読み込んで利用しています。

設定ページでワークシートのファイルIDを設定します

ワークシートに表示すべき内容を記載します

ページでの表示にリアルタイムで反映されます

Google Drive のファイルを編集するには、 所有者から与えられる編集権限が必要です。

事務局メンバーは、連携している Google ID にてログインして、 編集作業を行ってください。 そうすればファイルの所有者ですので自由に編集ができます。

もともと Chrome ブラウザをお使いの場合は、自分用の Google ID ですでにログインした状態だと思います。 その場合は、 複数の Google アカウントを切り替える か、 複数の Google アカウントに同時にログイン してご利用ください。

Chrome ブラウザにて、複数の Google アカウントを切り替える方法は、 Google での説明ページ をご確認ください。

複数の Google アカウントに同時にログインする方法は、 Google での説明ページ をご確認ください。

編集権限のない編集担当者が編集権限をリクエストし、 それに応じて事務局が付与作業を行うと、編集が可能となります。

Google Drive においては、ファイル名はあくまで人間がわかりやすいように付けられているラベルであって、ファイルを特定するのは ファイルID です。

• 同じファイル名の複数のファイルが存在する場合があります。
• ファイル名を同じにしても、ファイルID は異なるものになります。

例えば、会則ファイルをいったん消去して、同じファイル名で会則を作り直した場合には、 異なる ファイルID が付けられてしまい、別のファイルとして扱われますので、 設定を修正しないと読み込むことができません。

ファイルを作り直した場合には、サイト基本設定 ページ、学術集会設定 ページ、講習会設定 ページにて ファイルID の設定を修正してください。

逆に、ファイルを保存してるフォルダを移動した場合などには、 ファイルID はそのままですので、 特にサイト側を修正する必要はありません。

ファイルID は、そのファイルを開いたときの URL か、 右上の共有ボタンから取得できるリンクに含まれています。

ファイルID は、ファイルを開いたときの URL の下図赤枠の部分です。

ちなみに、アドレスバーからだけでなく、ファイルを選択して CTRL+C (Windows) もしくは COMMAND + C (Mac) しても URL がクリップボードにコピーされます。

本サイトの Google Drive 上のファイルを読み込んで表示する 一部のページでは、 ファイルID を設定する必要があります。

設定入力欄に URL またはリンクを貼り付けしていただければ、 ファイルID は自動的に抽出されます。

全てのファイルには、リンクを知っている者全員 が閲覧できる共有設定が必要です。 共有設定しないと、サイトに読み込むことができません。 なお、フォルダを共有設定すると、フォルダ内部のファイルにその設定が引き継がれます。

世話人、講習会委員、学術集会委員、幹事 のためのファイル保管場所が用意してあり、 ダウンロードページ のページ名としてあります。

ダウンロードページ は、 Google Drive のフォルダと連携しており、 その内容を表示してファイルをダウンロードできるようになっています。

すなわち、 対応する Google Drive のフォルダにファイルを保存すれば、 自動的にダウンロードページにそのファイル名が出現してダウンロード可能になる というわけです。

2階層までのサブフォルダに対応しています。

• 世話人専用ファイルダウンロード
• 講習会委員専用ファイルダウンロード
• 学術集会委員専用ファイルダウンロード
• 幹事専用ファイルダウンロード

の例をご覧ください。

アップロードできるファイルの制限は Google Drive の制限となります。

25MB までの暗号化されていないファイルは、自動的にウィルススキャンされますので安全です。

学術集会の演題登録では、発表用のファイルを Google Drive にアップロードして安全な保管庫として利用します。 そのため、そのフォルダにはサイト側から書き込むための権限が必要です。

すなわち、そのフォルダには編集者としての権限の設定が必要となります。 サイトを構築した際に、あらかじめ設定させていただきます。

もしも、フォルダを作り直したりした場合には再設定をお願いします。 ここで設定する編集者は、 学術集会設定 ページの 「演題データファイル アップロード用 フォルダ ID」 の部分に記載してある、 以下のような形式のものです。

□□□□□□@□□□□□□.iam.gserviceaccount.com

何らかの理由で新たにアップロード用のフォルダを作成した場合には、その　フォルダID　を、 上記 学術集会設定 ページにて設定をお願いします。

アップロードされたファイルは自動的にウィルススキャンされますので安全です。 ただし、内容が見られないように暗号化されたファイルはスキャンすることができませんので注意してください。 現状ではファイルサイズが25MB以上だとスキャンされないので、ファイルサイズの制限は 25MB を上限としています。

アップロード用のフォルダを準備したら、そのファイルIDを 学術集会設定ページ の 演題データファイル アップロード用 フォルダ ID に設定します。